Secrétaire Ufa H/F

Titulaire d’un BTS

Expérience souhaitée dans le secteur de la formation professionnelle ou initiale

Contrat de droit public

CDD de 11 mois du 1er octobre au 31 août

Grille de la fonction publique catégorie C

A partir de 1000€ Brut mensuel en fonction de l’expérience acquise.

Régime indemnitaire inclus.

Prise en charge transport quotidien.

Forfait Mobilités Durables.

Assister dans toutes les tâches administratives le directeur de l’Ufa ou par délégation le coordonnateur

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’Ufa, orienter les interlocuteurs et leur apporter les premières informations
• Recevoir, traiter et envoyer la correspondance écrite et électronique de l’Ufa,
• Contribuer à l’organisation de différentes réunions, formations, forums (rédaction et envoi des convocations, organisation matérielle, élaboration et diffusion des comptes-rendus),
• Gérer toutes les opérations liées aux déplacements de formateurs en entreprise,
• Assurer la liaison administrative entre l’Ufa et le CFA Académique,
• Réaliser la saisie sur la base Siècle en lien avec le coordonnateur pédagogique,

Assurer un suivi de l’apprenti

• Assurer le suivi des absences des apprentis et les relations avec les entreprises et les familles,
• Etre à l’écoute des besoins des apprentis et les orienter vers les personnes ressources,
• Assurer toutes les saisies sur les logiciels dédiés à la gestion de l’apprentissage (Pronote, Y Paréo…)

Contribuer à l’activité du service

• Faire remonter les besoins en fournitures (administratives, pédagogiques…) au service de l’intendance de l’EPLE,
• Assurer les ventes des repas et nuitées aux apprentis et les enregistrer sur le logiciel dédié (Turboself…)

Développer et faire vivre les outils de communication :

• Réaliser et actualiser les documents de communication au service de la promotion de l’apprentissage,
• Mettre à jour les outils de communication dédiés (site internet, réseaux sociaux) relatifs à l’Ufa au sein des EPLE.
• Participer aux opérations de promotion de l’apprentissage : salons, forums, journées portes ouvertes…

Compétences techniques :

• Maîtriser les outils bureautiques, les techniques et outils de communication et de recherche de l’information
• Avoir de bonnes qualités rédactionnelles
• S’intéresser au monde de la formation professionnelle et/ou initiale.

Compétences comportementales :

• Avoir un bon relationnel, s’adapter à la diversité des interlocuteurs.
• Avoir le goût et le sens de l’intérêt collectif et du travail en équipe, de la loyauté.
• Etre autonome et organisé