Secrétaire Ufa H/F

Titulaire d’un BTS

Expérience souhaitée dans le secteur de la formation professionnelle ou initiale

Contrat de droit public

CDD d’ 1 mois et demi (remplacement congé maladie) – Renouvellement possible.

Grille de la fonction publique catégorie C

Assister dans toutes les tâches administratives le directeur de l’Ufa ou par délégation le coordonnateur

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’Ufa, orienter les interlocuteurs et leur apporter les premières informations
• Recevoir, traiter et envoyer la correspondance écrite et électronique de l’Ufa,
• Contribuer à l’organisation de différentes réunions, formations, forums (rédaction et envoi des convocations, organisation matérielle, élaboration et diffusion des comptes-rendus),
• Gérer toutes les opérations liées aux déplacements de formateurs en entreprise,
• Assurer la liaison administrative entre l’Ufa et le CFA Académique,
• Réaliser la saisie sur la base Siècle en lien avec le coordonnateur pédagogique,

Assurer un suivi de l’apprenti

• Assurer le suivi des absences des apprentis et les relations avec les entreprises et les familles,
• Etre à l’écoute des besoins des apprentis et les orienter vers les personnes ressources,
• Assurer toutes les saisies sur les logiciels dédiés à la gestion de l’apprentissage (Pronote, Y Paréo…)

Contribuer à l’activité du service

• Faire remonter les besoins en fournitures (administratives, pédagogiques…) au service de l’intendance de l’EPLE,
• Assurer les ventes des repas et nuitées aux apprentis et les enregistrer sur le logiciel dédié (Turboself…)

Développer et faire vivre les outils de communication :

• Réaliser et actualiser les documents de communication au service de la promotion de l’apprentissage,
• Mettre à jour les outils de communication dédiés (site internet, réseaux sociaux) relatifs à l’Ufa au sein des EPLE.
• Participer aux opérations de promotion de l’apprentissage : salons, forums, journées portes ouvertes…

Compétences techniques :

• Maîtriser les outils bureautiques, les techniques et outils de communication et de recherche de l’information
• Avoir de bonnes qualités rédactionnelles
• S’intéresser au monde de la formation professionnelle et/ou initiale.

Compétences comportementales :

• Avoir un bon relationnel, s’adapter à la diversité des interlocuteurs.
• Avoir le goût et le sens de l’intérêt collectif et du travail en équipe, de la loyauté.
• Etre autonome et organisé